כך תתאים את תשתית התקשורת לצרכי העסק

תשתיות התקשורת הן יסוד להתנהלותם השוטפת והיומית של עסקים מכל מגזרי המשק ומכל סדר גודל. למעשה, מדובר בעולם ומלואו של מערכות, סוגי ציוד ותשתיות, החל בארונות תקשורת, דרך מצלמות ומיקרופונים עבור וידאו קונפרנס, ועד לפאנלים ונתבים. בשורות הבאות נבחן מספר היבטים מרכזיים לגבי התאמה של תשתית התקשורת לעסק.

חשיבותה של התאמה לצרכים

ככל שהטכנולוגיות מתפתחות כך ניתן להשיג יותר מתשתיות התקשורת של העסק, אבל מצד שני ההיצע הנרחב יוצר לא פעם בלבול לגבי הפתרונות המתאימים ביותר. יתר על כן, עבור מרבית בעלי העסקים עולם תשתיות התקשורת מלווה במונחים שאינם נהירים, ומטבע הדברים אין זה פשוט לבצע התאמות נכונות ללא סיוע מקצועי. ככלל, תפקידן של תשתיות התקשורת הוא לאפשר העברת מידע פנים ארגוני, למשל בין עובדים, מנהלים, צוותים וסניפים, ומידע חוץ ארגוני – למשל תקשורת מול לקוחות, שותפים עסקיים וכדומה. תשתיות אלו עשויות להיות מבוססות על טכנולוגיות שונות, כגון תקשורת אלחוטית wifi, תקשורת של כבלים חשמליים כגון אתרנט, קואקס, נחושת, תקשורת המבוססת על כבלים אופטיים, ועוד הרשימה ארוכה. לכך מצטרפים כמובן מכשירי הקצה ומערכות שונות כגון מרכזיות אנלוגיות ו- IP, ראוטרים, פקסים, מדפסות, וגם מכשירי טלפון קוויים ואלחוטיים, מחשבים נייחים וניידים, טבלטים וסמארטפונים של עובדי ומנהלי העסק, ואף מערכות אבטחה כגון בקרת כניסה ומצלמות אבטחה.

בכל מקרה, הבחירה צריכה לקחת בחשבון מגוון פרמטרים המאפיינים את צרכי העסק ואופן התנהלותו ובכך נעסוק מייד. לפני כן נציין כי המטרה היא לאפשר התנהלות אופטימאלית של העברת המידע, וזאת מבחינת מהירות התלויה בין היתר ברוחב הפס, מבחינת נגישות עבור העובדים במשרד, בסניפים ואף מכל מקום מחוץ לעסק, מבחינת חיסכון בעלויות על רכישת חומרה ותוכנה רלוונטית, מבחינת רמה האבטחה הנדרשת למידע של העסק, מבחינת אחידות תשתיות התקשורת על הטכנולוגיות השונות שלהן וכדומה. בשורה התחתונה, המערכת צריכה לספק מענה לכלל הצרכים הנוכחיים ומתוך ראייה עתידית של כמה שנים קדימה, באופן יעיל וחסכוני, ידידותי ופשוט לשימוש, עם מינימום תקלות ובעיות ומקסימום אבטחה והגנה על המידע של העסק.

בחינת צרכי העסק

כאמור, בחירה של תשתית התקשורת מבוססת בראש ובראשונה על צרכי העסק. כך לדוגמא, יש לקחת בחשבון את היקף העבודה והתקשורת בארגון. מובן מאליו שישנם הבדלים בין צרכי התקשורת של עסק קטן יחסית, בו קיימים מספר משתמשי קצה המבצעים את עבודתם ואת התקשורת ביניהם מאותו המשרד, לעומת עסק בגודל בינוני וגדול שגם מצוי בתקשורת אינטנסיבית מול לקוחות, ספקים חיצוניים, אנשי שירות הפועלים מהשטח, נציגים בחו"ל וכדומה. היבט בסיסי נוסף הוא הגודל הפיזי של המבנה בו שוכן הארגון, וברור למשל שיש הבדל בין משרד בעל חלל אחד עם מספר נקודות חשמל ותקשורת, לבין ארגון שיש בו מספר גדול של חללים, צורך בחדרי תקשורת וארונות תקשורת מאסיביים, שרתים וכיוצא בזאת.

מלבד זאת, יש לקחת בחשבון את צרכי התקשורת הייחודיים של העסק. לדוגמא, יש עסקים שצריכים רוחב פס גדול במיוחד עקב שיחות וידאו און ליין המבוצעות מול גורמים שונים באופן יומיומי, ויש כאלו שאינם נדרשים להעברת מידע רבה במיוחד. יש כאלו הנדרשים למרכזיות IP המציעות פיצ'רים ייחודיים כמו השמעת מוזיקה בהמתנה, קישור למערכות ממוחשבות, ניטור והקלטת שיחות, ויש כאלו המסתפקים במערכות אנלוגיות. כאמור, יש להתחשב גם בצרכיו של העסק בראייה עתידית, וזאת מאחר שהיקף ואופי הפעילות עשוי להשתנות בהתאם לחזון וליעדים העסקיים, וגם הטכנולוגיות משתנות בקצב מהיר מאוד.

לכך מצטרפת כמובן סוגיית התקציב, שיכולה להיות מבלבלת עבור בעלי עסקים שאינם מבינים בנושא. מצד אחד, השאיפה היא כאמור לקבל פתרון אופטימאלי המאפשר התנהלות חלקה ונוחה, אבל מצד שני קיימת מסגרת תקציב ברורה שלא רוצים לחרוג ממנה, ויש למצוא את האיזון בין השניים. כך לדוגמא, יש בעלי עסקים הבוחרים תשתיות תקשורת שלמעשה עולות על צרכיהם ואינם מביאות את החיסכון המקסימאלי, ויש בעלי עסקים הבוחרים לעבוד עם מספר תשתיות ומול מספר ספקים, בשעה שניתן היה לצמצם ולייעל את ההתנהלות וההוצאות באמצעות מעבר לתקשורת אחודה.

לא לוותר על ייעוץ מקצועי

לאור המורכבות והחשיבות של התאמת תשתית תקשורת לצרכי העסק, ממש לא מומלץ לוותר על שירותיה של חברה מקצועית כמו יוקונקט, אשר פתרונות תקשורת לארגונים וחברות הם תחום התמחותה העיקרי. חברה שכזו תבצע מולכם תהליך מוסדר המבוסס על ניסיון רב והיכרות מעמיקה על צרכיהם של עסקים ועם החידושים והטכנולוגיות המקדמות המוצעות כיום בשוק. החברה תאפיין את צרכי הארגון על סמך אופי והיקף הפעילות, המבנה בו העסק פועל ודרישות מיוחדות, ותציג בפניכם פתרונות אפשריים שיכולים לתת מענה אופטימאלי. לאחר הצגת תוכנית העבודה על כלל פרטיה, לרבות לוחות הזמנים והעלויות, ולאחר אישור התוכניות על ידיכם, ניתן יהיה להמשיך לשלבים הבאים. מדובר בשלבים של התקנת תשתית התקשורת ו/או שדרוג התשתית הקיימת, בדיקת התקינות של המערכות השונות והטמעתן בעסק.